Microsoft Access Nedir?

Microsoft Access Nedir?

Microsoft Access Nedir? Microsoft firmasının veritabanı oluşturmak ve yönetmek için geliştirmiş olduğu ilişkisel veri tabanı yönetim sistemidir. Microsoft tarafından geliştirilmiş olan jet veritabanı motorunu (jet database engine), grafiksel kullanıcı arayüzünü ve yazılım araçlarını aynı paket içerisinden bulundurmaktadır. Microsoft Access grafiksel kullanım desteği sayesinde kullanıcıların kolayca veritabanı oluşturabilmesini ve düzenleme yapabilmesini sağlamaktadır. Diğer veritabanı yönetim sistemlerinin arasına sonradan katılmış olmasına rağmen kullanım kolaylığı ve veritabanı yönetim alanında sağladığı önemli başarılar ile küçük ölçekli veritabanları için ençok tercih edilen veritabanı yönetim sistemlerinden biri olmayı başarmıştır.

Access veritabanı içerisinde bulunan nesnelerin bir çoğu sihirbazlar yardımıyla kolayca hazırlanabilir. Ayrıca çoğu zaman tasarım ortamına girmeye gerek duymadan, sadece sihirbazlar kullanılarak veritabanı dosyaları hazırlanabilir.

Microsoft Access’in iki yüzü vardır ve bunları adlandıracak olursak ;

1. Program kodu kullanmadan veritabanı oluşturmak
2. Program kodu kullanarak veritabanı oluşturmak

Program kodu kullanmadan veritabanı oluşturmak; burada sihirbazlar kullanılarak program kodu girmeden veritabanı oluşturulabilir. Kullanıcının hiç program kodu bilmesine ihtiyacı yoktur ve kısa sürede sihirbazlar kullanarak veritabanı dosyalarını oluşturabilir.

Program kodu kullanarak veritabanı oluşturmak; burada  Programcılık bilgisi olanlar Access’de hazırladıkları veri tabanlarına kod yazarak daha ileri düzey işlemleri yapabilir.

Microsoft Access Veritabanın Bölümleri

Standart bir Access veritabanında bulunan bölümler;

• Tablolar
• Formlar
• Raporlar
• Sorgular
• Makrolar
• Modüller

Tablolar

Veritabanında tüm bilgileri veya verileri tutmaları nedeniyle en gerekli nesneler tablolardır. Bir veritabanında birden fazla tablo bulunabilir ve Access gibi bir ilişkisel veritabanında genellikle birbirleriyle ilgili birkaç tablo vardır.

İyi tasarlanmış bir veritabanında her tablo belirli bir konuyla ilgili verileri depolar. Tabloda içerisinde kayıtlar ve alanlar vardır. Access ‘te her tablo alanlardan oluşmaktadır. Alanın özellikleri, bu alana eklenen verilerin özelliklerini ve davranışını tanımlar. Alanın veri türü en önemli özelliktir çünkü alanın ne tür verileri depolayabileceğini belirlemektedirler. Alanlarda metin, sayı, tarih ve köprü gibi çeşitli türde veriler bulunmaktadır.

Formlar

Formlar, veritabanına kullanıcıların rahatlıkla bilgi girebilmelerini sağlayan ve çoğu zaman çeşitli görevleri gerçekleştiren komut düğmeleri ve başka denetimler içeren daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Formlarda bulunan komut düğmeleri hangi verileri görüntüleme yapabileceği belirlenebilir ayrıca diğer formları veya raporları açmak ve çeşitli görevleri gerçekleştirmek üzere programlana bilmektedirler.

Formlar sayesinde diğer kullanıcıların veritabanına erişimleri kontrol altına alınabilmektedir. Sadece belirli alanları gösteren ve belli işlemlerin gerçekleştirilmesine izin veren bir form oluşturabilir. Bu sayede verileri koruyabilir ve verilerin gerekli şekilde girilmesini sağlayabiliriz.

Raporlar

Raporlar, veritabanındaki bilgileri görüntülemek, biçimlendirmek, özetlemek ve sunum yapılmasını sağlayan araçlardır. Raporlar genellikle belirli bir soruya cevap vermektedir .Örneğin ‘Bu yıl en çok satan ürünler’ veya ‘Son üç aylık ciro’ gibi.

Raporlar veritabanındaki geçerli veriyi yansıtır ve günün herhangi bir saatinde çalıştırılabilir. Raporlar ekranda görüntülenmesinin yanında yazıcıdan çıktı olarak alınabilir, başka bir programa verilebilir, e-posta olarak gönderilebilir.

Sorgular

Sorgular, veritabanında bulunan verilerin görüntülenmesini, veri eklenmesini, veri silinmesini veya değiştirilmesini sağlayan nesnelerdir. Tablolardan belirli verilerin bulunup alınmasını sağlamaktadırlar. Görüntülemek istenen verileri birçok tabloya dağıtılmış haldedir sorgular sayesinde tek bir veri sayfasında görüntüleme yapılabilmektedir.

Access’te seçme sorguları ve eylem sorguları olarak iki temel sorgu türü vardır. Bir seçme sorgusu, veriyi bulup alma ve kullanıma hazır hale getirmeyi sağlar. Sorgunun sonuçlarını ekranda görüntüleme yapabilir, yazdırabilir veya panoya kopyalanabilir. Ayrıca sorgu sonuçları bir form veya rapora yönelik kayıt kaynağı olarak kullanabilir.

Bir eylem sorgusu ise, adından da anlaşılacağı üzere, verilerle ilgili bir görev gerçekleştirir. Eylem sorguları ile yeni tablolar oluşturmak, mevcut tablolara veri eklemek, verileri güncelleştirmek veya silmek üzere kullanılabilir.

Makrolar

Makrolar, veritabanına işlev eklemeyi sağlayan basitleştirilmiş bir programlama dilidir. Makrolar ile birçok adımdan oluşan bir işlem tek bir seferde yapabılabilir. Form üzerinde bulunan komut düğmelerine makrolar tanımlanabilir ve bu sayede birçok işlem tek tuşla yapılabilir. Rapor açma veya bir sorgunun sürekli yazılması yerine makro tanımlanabilir veya veritabanının açılması veya kapatılması için tanımlanabilir. Makrolar sayesinde elle gerçekleştirilen çoğu işlem otomatik hale getirildiği için zaman kazancıda sağlanabilir.

Modüller

Modüller, makrolarda olduğu gibi veritabanına işlev eklemeyi sağlayan nesnelerdir. Microsoft Access’te makrolar makro eylemleri listesinden seçilip oluşturulurken, modüller ise Visual Basic for Applications (VBA) programlama dilinde yazılır. Bir modül bildirimler, ifadeler ve yordamların toplamlarından oluşmaktadır ve bir birim olarak bir arada depolanmaktadır.

Bir modül sınıf modülü veya standart modül olabilir. Sınıf modülleri formlara veya raporlara eklenebilir ve genellikle eklendikleri form veya rapora özgü yordamlar içermektedir. Standart modüller, diğer nesnelerle bağdaştırılmamış genel yordamlar içermektedir. Standart modüller gezinti bölmesinde modüller altında listelenir sınıf modülleri ise burada yer almaz.

Microsoft Access ile Neler Yapılabilir

Microsoft Access ile neler yapılabilir;

• Veritabanı oluşturulabilir. Oluşturulan veritabanları birbirleriyle bağlantılı veya bağlantısız olabilir.
• Verilerin denetimi kontrol altına alınabilir.
• Verileri görüntüleme ve düzenleme yapılabilir.
• Şablonlardan yararlanarak veritabanları hızlıca oluşturulabilir.
• Grafikler kullanılarak analizler oluşturulabilir.
• e-posta iletileri, intranet veya İnternet üzerinden verileri başkalarıyla paylaşma yapılabilir.
• Tablolar oluşturulabilir.
• Formlar oluşturulabilir. İstenilen biçimde veya boyutta olabilir.
• Raporlar oluşturulabilir. İstenilen biçimde veya boyutta olabilir.
• Veriler üzerinde filtreleme yapılabilir.
• Sorgular oluşturulabilir.
• Makrolar oluşturulabilir ve bu sayede birden çok adımdan oluşan bir işlemin bir seferde yapılabilmesini sağlayabilir.
• Modüller oluşturulabilir. (Modüller Visual Basic programlama dili ile yazılan küçük program parçalarıdır ve makro ile aynı mantıktadır.)

Microsoft Access yapabileceğiniz daha birçok işlem ve özellik bulunmaktadır. Ayrıca diğer Office ve veritabanı yönetim programlarında olduğu gibi Access programının da birbirinde farklı versiyonları bulunmaktadır. Access programı Microsoft Office paketlerinin içerisinde bulunmaktadır.

Bu makale Microsoft Access Nedir? Hakkında bilgi vermek amaçlı düzenlenmiştir.